Ein Jahr Hallenwart - Erfahrungsbericht und Ausblick
Pe Arndt
Share:
Seit knapp einem Jahr mache ich nun den neuen Hallenwart. Recht schnell war klar, dass die Verwaltung der Halle, der Einzelbuchungen und der Hallenverträge einiges an Arbeit mit sich bringt. Die Herausforderung habe ich gerne angenommen und entschieden, im ersten Jahr einfach vieles laufen zu lassen, die Arbeit zu machen und zu beobachten. Meine Erfahrungen aus dieser Zeit möchte ich gerne mit euch teilen. Warum? Weil sie die Grundlage für kommende Änderungen sind und die Hintergründe entsprechend erläutern. Aber dazu später mehr.
90+Hallenverträge | 700+Einzelbuchungen |
Für den Verein ist das ein tolles Ergebnis.
Hinter den Zahlen verbirgt sich aber natürlich auch jede Menge Arbeit. Papierkram, Rechnungen, Verträge, Buchhaltung – all das wanderte neben hunderten von Emails über meinen Tisch. Gerne möchte ich Euch in einen Blick hinter die Kulissen geben und zeigen, was dabei rund und was weniger rund lief.
Was lief gut?
Die Einzelbuchungen sind dank des neuen Hallenbuchungssystems prima gelaufen. Die Spieler haben das neue System gut angenommen und profitieren von der jederzeit möglichen, bequemen Nutzung. So konnten nicht nur die Buchungen gesteigert werden, sondern gleichzeitig auch eine korrekte Beleg-Erzeugung sichergestellt werden. Das „Schwarz-Spielen“ wurde eingedämmt und der Arbeitsaufwand in der Verwaltung konnte reduziert werden. Unterm Strich war die Einführung des Systems also ein voller Erfolg.
Was lief nicht so gut?
Der Prozess rund um die Hallenverträge ist alles andere als rund gelaufen. Zwar konnte die Anzahl der Hallenverträge leicht gesteigert werden, der damit verbundene Verwaltungsaufwand ist jedoch viel zu hoch. Meine wichtigsten Beobachtungen habe ich festgehalten:
| Beobachtung | Problembeschreibung |
| Viele Spieler kümmern sich im September um einen Hallenplatz, die Laufzeit unserer Jahresverträge beginnt jedoch schon im Mai. | Die Laufzeit der Jahresverträge passt nicht zu den Bedürfnissen der Spieler. |
| Viele Spieler nutzen ihren Hallenplatz ab Oktober, sollen den Jahresvertrag aber Ende April bezahlen. Die Folge: viele verspätete Zahlungen. | Das Zahlungsziel der Jahresverträge passt nicht zu den Bedürfnissen der Spieler. |
| Für viele Spieler sind die Unterschiede zwischen Winter- und Jahresverträgen nicht klar. | Bei Winterverträgen sorgen falsche Erwartungen und ungeschriebene Gesetze zu Konflikten (angenommenes Vorrecht, Verlängerung, …) |
| Nur 10% unserer Hallenverträge sind Winterverträge – diese verursachen den Großteil des Aufwands. | Durch die Notwendigkeit der Erneuerung des Wintervertrags entsteht jährlich für beide Parteien unnötiger Aufwand. |
| Es gibt viele, bisher geduldete Extrawürste in Bezug auf die Zahlung: Teilzahlung, Spätzahlung, … | Es gibt weder klare Regeln noch Konsequenzen für Nicht-, Teil- oder verspätete Zahlung. |
| Die Zahlungsmoral ist verbesserungswürdig. Ende November, zwei Monate nach Zahlungsziel, waren 25% der Verträge noch unbezahlt. | Der TCS rennt dem Geld hinterher. |
| Vorher | In Zukunft |
| Winter- und Jahresverträge | Nur Jahresverträge |
| Änderung | Vorher | In Zukunft |
| Laufzeit | 01.05. – 30.04. | 01.10. – 30.09. |
| Zahlungsziel | 15.04. | 01.10. |
| Zahlungsarten | Rechnung, Bankeinzug | Bankeinzug |
| Kündigungsfrist | 17.02. (Zehn Wochen vor Vertragsende) | 30.08. (Vier Wochen vor Vertragsende) |
| Regeln für Nicht-Zahlung | - | Schlägt der Bankeinzug fehl, so sind die Rücklastschriftgebühren vom Vertragsnehmer zu zahlen. Geht der offene Betrag nicht binnen 14 Tagen auf dem TCS Konto ein, so wird der Vertrag anspruchslos storniert. |
| Verwaltung | Manuell durch Hallenwart | Manuell durch Hallenwart. So früh wie möglich: Umstellung auf Hallenvertragsportal. |
